Algemene Voorwaarden

Versie 2.0 — gewijzigd t.o.v. versie 1.0 (september 2025): De offertegeldigheid is verkort van 30 naar 14 dagen. De betalingsstructuur is herzien naar twee facturen (aanbetaling + eindfactuur op toernooidatum). De annuleringsregeling is aangescherpt: de kosteloze periode is vervallen, er geldt een minimumvergoeding van €299 en een 96-uursgrens voor 100% verschuldigdheid. Nieuw zijn Artikel 6 (Overmacht), Artikel 9 (Onbevoegde Vertegenwoordiging) en het uitgebreide Artikel 10 (Intellectueel Eigendom) als apart artikel. De aansprakelijkheid is gemaximeerd tot het factuurbedrag. Deelnemers worden voorafgaand aan het evenement geïnformeerd over het maken van beeldmateriaal en beschikken over een expliciet opt-out recht. Slotbepalingen zijn ondergebracht in een afzonderlijk Artikel 11.

1. Definities en Toepasselijkheid

In deze voorwaarden wordt verstaan onder: WPU: WePlay United B.V. te Amsterdam; Opdrachtgever: elke natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met WPU; Deelnemer: iemand die deelneemt aan de dienst voortvloeiend uit de Overeenkomst; Partijen: zowel WPU als Opdrachtgever.

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op ieder voorstel van WPU en iedere Overeenkomst waarbij WPU een dienst levert. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden of betalingsvoorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. WPU stelt deze voorwaarden voor of bij het sluiten van de Overeenkomst aan de Opdrachtgever ter hand.

2. Totstandkoming Overeenkomst

Een offerte van WPU wordt elektronisch gedaan en is veertien dagen geldig; WPU behoudt zich het recht voor het aanbod te wijzigen of in te trekken zolang het niet is aanvaard. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat WPU een mondelinge, schriftelijke of elektronische bevestiging van de Opdrachtgever ontvangt, waarna WPU begint met de uitvoering.

3. Verplichtingen Partijen

WPU levert de dienst zoals overeengekomen, stelt tijdig de benodigde materialen beschikbaar, zet een eventmanager in en informeert de Opdrachtgever over relevante zaken. De Opdrachtgever werkt actief mee aan de realisatie van de Overeenkomst, stelt tijdig faciliteiten en gegevens beschikbaar en zet zich in om het event te promoten. In alle uitingen wordt WPU als uitvoerende partij vermeld, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4. Vergoedingen en Betalingen

Alle vergoedingen worden exclusief btw vermeld. Na acceptatie van de Overeenkomst ontvangt de Opdrachtgever een aanbetalingsfactuur (te voldoen binnen veertien dagen) en een eindfactuur (te voldoen uiterlijk op de toernooidatum); betaling geschiedt uitsluitend giraal. Opdrachtgever heeft niet het recht betalingen op te schorten of te verrekenen. Onvoorziene maar noodzakelijke kosten worden op basis van nacalculatie apart gefactureerd.

5. Annulering en Verplaatsing

Bij annulering door de Opdrachtgever is een vergoeding verschuldigd van 50% van het totaalbedrag, met een minimum van €299; bij annulering binnen 96 uur voor aanvang van het event is het volledige bedrag verschuldigd. Dezelfde voorwaarden gelden bij verplaatsing op verzoek van de Opdrachtgever. Annulering dient schriftelijk of per e-mail te geschieden; het moment van ontvangst door WPU is bepalend.

6. Overmacht

Indien WPU door overmacht niet (tijdig) kan nakomen — waaronder ziekte van essentieel personeel, extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen, pandemie, stakingen of infrastructuurstoringen — heeft WPU het recht de uitvoering op te schorten of de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn. WPU spant zich in om in overleg een alternatieve datum vast te stellen; indien dat niet mogelijk is, worden reeds betaalde bedragen gerestitueerd verminderd met de door WPU gemaakte kosten.

7. Deelnemers, Portretrecht en Data

WPU verzamelt persoonsgegevens van Deelnemers conform de AVG en gebruikt deze uitsluitend voor het uitvoeren van de Overeenkomst en, met toestemming, voor informatie over toekomstige evenementen; deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. Opdrachtgever geeft toestemming aan WPU om foto’s, video’s en ander beeldmateriaal waarop Opdrachtgever herkenbaar is openbaar te maken, tenzij schriftelijk anders overeengekomen; WPU informeert Deelnemers voorafgaand aan het event over het maken van beeldmateriaal en verwerkt bezwaren. WPU kan Deelnemers de toegang weigeren op redelijke gronden.

8. Aansprakelijkheid

WPU is uitsluitend aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van opzet of grove schuld, tot maximaal het factuurbedrag van de betreffende Overeenkomst. Opdrachtgever vrijwaart WPU van claims van derden wegens schade veroorzaakt door personen of zaken van de Opdrachtgever op locatie. Schade aan of vermissing van WPU-materialen veroorzaakt door Opdrachtgever of Deelnemer komt voor rekening van Opdrachtgever; de waarde van ingezette materialen wordt vooraf in de offerte vermeld.

9. Onbevoegde Vertegenwoordiging

Opdrachtgever garandeert dat personen die namens hem een Overeenkomst aangaan met WPU daartoe bevoegd zijn. Bij onbetaalde facturen als gevolg van onbevoegde vertegenwoordiging kan WPU de onbevoegde ondertekenaar privé aansprakelijk stellen.

10. Intellectueel Eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Overeenkomst — waaronder voorstellen, materialen en uitlegkaarten — berusten bij WPU of bij de rechthebbende derde. Opdrachtgever mag deze uitsluitend voor eigen gebruik aanwenden en niet delen of kopiëren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. De diensten van WPU zijn niet gelieerd aan of gesponsord door game-ontwikkelaars zoals Electronic Arts Inc. of Riot Games.

11. Slotbepalingen

Op alle Overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing; geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Amsterdam. WPU behoudt het recht deze voorwaarden te wijzigen met een kennisgeving van ten minste dertig dagen voor inwerkingtreding; bezwaar binnen vijftien dagen na kennisgeving voorkomt stilzwijgende acceptatie. Indien een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht.

Amsterdam, 13 maart 2026 — WePlay United B.V.